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Oggi, le riunioni si svolgono per la maggior parte del tempo online, utilizzando strumenti come Microsoft Teams o Zoom, che hanno contribuito a cambiare il modo di condurre una riunione a causa della possibilità di avere più riunioni di fila o utilizzare strumenti interattivi durante la riunione (ad esempio, dashboard, condivisione dello schermo).

Ad esempio, in una riunione online, il ritardo non è più accettato: un ritardo di 5 minuti in una riunione virtuale equivale ad un ritardo di 15 minuti in una riunione in presenza. Inoltre, durante una riunione virtuale è necessario mantenere alta l’attenzione dei partecipanti perché essere a casa con diversi dispositivi in mano potrebbe essere distrattivo. In questa condizione, come possiamo mantenere l’incontro in pista?

Di seguito sono dieci consigli utili:

1. Utilizzare l’Agenda come tabella di marcia: l’agenda di un incontro è un importante punto di partenza per focalizzare tutti gli argomenti e per suddividere il tempo disponibile
2. Fornire lo scopo: all’inizio della riunione, condividere lo scopo della riunione – ciò che deve essere deciso. Affermare uno scopo chiaro contribuirà a garantire il suo raggiungimento entro la fine
3. Guida i tuoi ascoltatori: iniziare la riunione rompendo il ghiaccio e fornendo i commenti ad introduzione degli argomenti dell’incontro.
4. Siate pronti ad ascoltare: ascoltare e apparire ascoltare sono valori essenziali per chi guida una riunione. Il dialogo è fondamentale per mantenere l’attenzione nell’incontro. Guardando la telecamera, annuendo, e porgendo domande
5. Preparare le domande: avere le domande pronte è importante per riempire le lacune che si possono creare durante una riunione o in momenti di silenzio se i partecipanti non sono attivi o sono lenti a fare domande o rompere il ghiaccio
6. Mantieni brevi le deviazioni: se tu o qualcun altro introducete un argomento tangenziale, cercate di entrare e uscire rapidamente da quello perché discutere qualcosa di non correlato è una perdita di tempo e concentrazione
7. Sapere quando hai finito il tuo punto: non continuare a parlare pensando che le persone non hanno capito il tuo punto, manda avanti l’incontro, se le persone hanno domande da fare
8. Dare credito in modo conciso: non essere troppo lunghi nel lodare perché potrebbe diventare imbarazzante, ma ricordatevi di sostenere il ringraziamento aggiungendo alcune parole oltre al semplice “grazie”
9. Aiutate gli altri a rimanere sul punto: ponete domande come “Cosa suggerite?” o “Cosa proponete di fare?” durante la presentazione per dare sostanza ai pensieri e alle idee.
10. Termina con un’azione significativa: termina la riunione con chiari passi successivi, tra cui da chi e in che tempi saranno svolte le attività.