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Gli ultimi due anni hanno confermato l’importanza della flessibilità: mentre genera enormi benefici per i dipendenti, può anche portare a maggiori sforzi di coordinamento e costi per i manager.

Ecco quattro modi in cui i manager possono offrire flessibilità ai propri team senza compromettere la produttività e aumentare i costi.

Ripensare quando i dipendenti dovrebbero lavorare insieme

Per le attività basate su progetti, i manager dovrebbero tracciare le attività e il calendario di progetto e bloccare in anticipo giorni specifici per la sovrapposizione del lavoro durante le fasi chiave del progetto. Per le attività meno prevedibili, considerare l’allineamento di burst di programmazione con il tempo di calendario. I burst di programmazione, infatti, riducono significativamente la perdita durante processo e gli eventuali costi di riavvio del progetto, specialmente quando si portano avanti più progetti contemporaneamente.

Ristrutturare i team

Nei luoghi di lavoro con meno sovrapposizione fisica e temporale tra i dipendenti, i manager devono riorganizzare i loro team in piccoli e interconnessi sotto-team.  Ad esempio, la suddivisione di un team di 12 in tre gruppi di 4 consente ai dipendenti di prendere decisioni e rende più facile la coordinazione del lavoro. Ciò riduce i costi di coordinamento sul manager senza scaricarli tutti sul dipendente più accomodante.

Ripensare la condivisione di informaizoni

Quando i dipendenti erano co-localizzati, dare o ricevere un aggiornamento richiedeva solo pochi passaggi. La situazione attuale richiede altri modi per garantire la disponibilità delle informazioni. Ci sono diversi strumenti per facilitare il lavoro asincrono: tuttavia, i dipendenti devono utilizzarli e aggiornarli in tempo reale per garantire un riscontro constante sul progresso del lavoro. I manager dovrebbero anche considerare di rispolverare alcuni classici strumenti di project management, tra cui la matrice RACI, che indica chi è responsabile, chi è stato consultato e informato per ogni compito.

Rivisitare ciò su cui i dipendenti stanno lavorando

I manager devono pensare alla struttura dei compiti e delle priorità dei propri dipendenti. La mappatura delle attività e il modo in cui sono collegate tra loro è fondamentale per individuare priorità ed evitare strozzature. Dal momento che le priorità sono suscettibili a cambiamento, ricordare frequentemente quali sono le priorità contribuirà garantire che il tempo e gli sforzi dei dipendenti siano ben spesi, non importa quando o dove stanno lavorando. Se i dipendenti vogliono i benefici della flessibilità, dovranno anche assumersi una parte della responsabilità che ne deriva. Ad esempio, risolvere autonomamente i problemi e fornire e controllare i vari aggiornamenti. Tuttavia, questo non significa lasciarli alla deriva nella tempesta. I manager sono ancora responsabili, devono assicurarsi che tutti remino nella posizione corretta nella stessa direzione – anche se stanno remando in tempi diversi.